会議には多くの人数、多くのコストがかかっている。会議の質によって、業務の効率や生産性が変わる。企業の管理職は、従業員にこのようなことを常々伝えていること自体は問題ない。
しかし、管理職自身が会議の質を下げていることに、意外と気づいていないケースがある。
また、管理職の地位や力関係を気にするあまり、一般従業員からは、なかなかそのことを指摘しない。
雑誌からのインプットや実体験を基にしたこの記事を読んでいただき、改善につなげてほしいと思う。
1.雑誌「プレジデント」の内容を読んで共感した記憶がある
「賢い会議、バカな会議」、これは私の記憶の限りであるが、遠い昔「プレジデント」という経営者向けの雑誌のサブタイトルになっていたものである。
両者の中身の要約を紹介する。
「賢い会議」は参加者が同じ目的を持って集まり、全員が自ら発言し、建設的な議論が行われる。とても発言しやすい雰囲気がある。
「バカな会議」は一人の上位者が永遠としゃべり続け、他の参加者が沈黙するといったものである。とても発言しにくい雰囲気がある。
私はこの両方とも心あたりがある。もちろん「バカな会議」のほうは、私がしゃべり続ける上位者ではない。それを聞かされている側だ。
2.「賢い会議」はメンバーが意見しやすく心理的安全性が高い
私は「賢い会議」を多く経験してきたと思う。
同じプロジェクトに携わる人達で、目的が共有されており、上下関係がなくフランクに話できる雰囲気を作ることで、意見を引き出しやすい状態がまさにこれである。参加メンバーの心理的安全性が高いことが特徴だ。
私がプロジェクトのリーダーを務めたことがあったが、どのような時にもこのことを心がけ、実践してきた。
特に意見収集する際に、否定的な意見を言いにくいことがある。このときにはどうするか？
提案したい内容や進め方について紹介すると同時に、メリットもデメリットも言う。推したい内容に対してはついメリットばかりを言ってしまいがちだが、デメリットを言うところがポイントだ。悪い点を知ってもらうことで他の意見を吸い上げることができる。
また、想定される否定的な意見をあらかじめ挙げておく。ゼロベースでは言い出しにくい否定的な意見でも、これに上乗せするかのように意見を出してくれる場合がある。これは有効だと感じている。
3.「バカな会議」は一人の上位者が支配しメンバーは委縮する
一方、「バカな会議」。残念ながら私はこちらも見たことがある。
一人の上位者が永遠としゃべり続けるパターンだ。
他の人の話の腰を折り、否定ばかりすることで、自分の優位性を示そうとマウントを取る。周囲の人達も不快感が増し、生産性を下げる要因になる。上位者本人は、厳しい指導のつもりでやっているのだろうが、迷惑でしかない。周りは萎縮し、意見も出ず沈黙する。または周りの顔色を伺うように意見を出す。
ある時、普段は管理職もメンバーと一緒に参加する定例会議で、上記のような問題ある管理職一人が別件の予定がおり、定例会議に不参加だった時がある。その時その定例会議は参加者同士で多くの意見が出て、大いに盛り上がったことかある。一人の管理職の不適切な振る舞いによって、どれだけ多くの生産性を低下させているかがわかる事例だ。
あと、そのような管理職に限って、自分のことは棚に上げ、話（発表）する側のせいにする。会議の開始が遅れるとか、資料が多いとか、要点が掴めないとか、結論がなかなか出ないとか、そういった点も挙げてくる。確かにそのような要因も無くはないが、自分の振る舞いに全く目を向けていないのが残念な現実だ。更に、そのような組織に限って誰もそのことを指摘しない。
人の話を遮る、必要以上に否定する、話し手を不快にする、発表者の話を遮った上で質問し、その回答となる内容が発表資料の先の方に書いてあると、発表者からお叱りを受けた管理職もいる。
o08usyu7231.hatenablog.com
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聞き手の中でも上位者の振る舞いが大きく左右することを忘れてはいけない。行き過ぎると「バカな会議」どころか、現在であればハラスメントとして扱われる。
聞き手の振る舞いのあるべき姿について、参考となる記事を挙げておく。
o08usyu7231.hatenablog.com
4.参加メンバーに細かなことを要求する割には、上位者の振る舞いが支配的であることを見落としている
結局、「プレジデント」によると、みんなで生産的な内容に作り上げていくか、一人が一方的にやっていくかの差である印象を受けている。
会議の開始時間、内容の共有、資料などの準備は基本的なことであり、会社でも若手社員に教えられる他、ビジネス書や人事関連の記事では「会議の基本」等という見出しで、よく述べられている。しかし、ここばかりに着目され、上位者の振る舞いが諸悪の根元である点の見落としが目立つ。上位者自身の気付きが必要であるのに誰も指摘しない。そしていつまでたっても是正されない。上位者がワンマンな組織に散見される傾向だ。
いくら優秀な人材が集まっても、上位者がワンマンで、上位者自身の振る舞いに問題があることに気づかなければ、優秀な人材のアイデアやパフォーマンスが発揮されず、優秀な人材から離脱していく。優秀な人材は「賢い会議」ができる企業へ行くほうが、圧倒的に良いことがわかっているからである。
